Communiceren met ouders
de 7 tips
Tips
Informeer en betrek ouders
Een goede communicatie zorgt voor betrokken ouders. Maak tijd voor de ouders. Stap zelf naar ouders en zorg ook voor informele contactmomenten. Start met een goede eerste kennismaking (vb. bij inschrijving, op infoavond).
Selecteer de belangrijkste info
Ouders krijgen heel wat brieven via de school, sportclub of andere vrijetijdsactiviteiten. Denk goed na over welke info je meegeeft aan de ouders. Overlaad hen niet met info en kies het juiste moment om iets te communiceren.
Geef heldere info op papier en sociale media
Gebruik eenvoudige en korte zinnen. Schrijf zoals je vertelt en vermijd formeel taalgebruik (vb. ‘krijgen’ i.p.v. ‘bekomen’). Schrijf actief en schrap overbodige werkwoorden (vb. zullen, willen, kunnen). Gebruik transparante woorden (woorden herkenbaar in andere talen). vb. annuleren i.p.v. afzeggen of conversatie i.p.v. gesprek.
Ondersteun je brief of e-mail visueel
Kies voor een logische en duidelijke structuur (wie, wat, wanneer, waar) en schrijf de essentie in het vet. Kies een duidelijke titel / onderwerp en schrijf korte alinea’s. Ondersteun je tekst visueel met pictogrammen, foto’s of illustraties.
Voer een begrijpbaar gesprek
Verzorg je taal en vermijd dialectwoorden en streektaal. Spreek langzaam en articuleer goed. Gebruik gebaren en wijs aan om je uitleg te ondersteunen. Check regelmatig of de ouder je begrepen heeft.
Hou vast aan het Nederlands
Straal uit dat je een Nederlandstalige club bent, waar iedereen welkom is. Schakel zelf niet te snel over naar een andere taal, maar leg iets uit in andere woorden. Zegt een ouder iets in een andere taal of hoor je een fout, corrigeer niet maar geef de vertaling in het Nederlands in je antwoord.
Creëer een oefenkans Nederlands
Moedig anderstalige ouders aan die NL willen spreken. Heb geduld en geef de ouder tijd om naar zijn/haar woorden te zoeken. Straal enthousiasme uit en geef hen regelmatig een compliment.
Download hier de flyer met tips voor 'communiceren met ouders'
Helder communiceren naar elke ouder.
Waarom is helder communiceren belangrijk?
Ouders krijgen brieven, flyers en e-mails van de school en van verenigingen waarvan hun kinderen lid zijn. Niet elke ouder vindt het gemakkelijk om alles (tijdig) te lezen. Het is daarom belangrijk dat ook sportclubs en verenigingen helder communiceren. Dat helpt elke ouder: ouders die het wat moeilijker hebben met lezen, ouders die veel briefwisseling krijgen, ouders die Nederlands aan het leren zijn …
Stel je de volgende vragen:
– Ziet de lezer in 1 oogopslag waarover je communicatie gaat?
– Is je brief, flyer, e-mail of nieuwsbrief na 1 keer lezen duidelijk?
– Weet de ouder wat van hem/haar verwacht wordt?
– Vindt de ouder de info die hij zoekt?
Schriftelijk communiceren
Duidelijke informatie zorgt ervoor dat ouders weten wat de club van hen en van hun kind verwacht. Je wil dat elke ouder je brief, flyer of e-mail begrijpt. Misschien gebruik je elk jaar dezelfde brief en pas je enkel de belangrijkste info aan?
Sta even stil bij je communicatie en kijk er eens kritisch naar. Deze tips helpen je hierbij.Wil je graag ondersteuning? Wil je je brief of tekst eens laten nalezen? Mail naar boest@derand.be.
Voorbeelden van schriftelijke communicatie
informatiebrief voor ouders (zwemclub)
informatiebrief start seizoen (voetbal)
weekoverzicht stage: Je kan dit vooraf met nog andere praktische info naar de ouders mailen, zo hebben ze zicht op het programma. Je kan dit ook aan het onthaal van je stage ophangen.
Mondeling communiceren
Heb je in je club veel ouders met een andere moedertaal? Blijf zoveel mogelijk Nederlands praten, zo bied je een oefenkans voor ouders die de taal nog aan het leren zijn. Lees de tips die je hierbij helpen.
Het belang van visuele ondersteuning en waar vind je dit?
Zorg bij zowel mondelinge, schriftelijke als digitale communicatie voor visuele ondersteuning. Dat helpt voor wie de taal moeilijk vindt. Toon bijvoorbeeld een formulier waarover je spreekt, toon een foto van een bestuurslid of trainer waarover je spreekt of zorg dat de persoon zelf aanwezig is bij een infomoment, plaats een pictogram bij een voorwerp dat je in een brief of op je website vermeldt.
Waar vind je pictogrammen?
Hoe start je met een goede kennismaking?
Stel jezelf en de club voor en maak kennis met nieuwe ouders. Met een open houding zorg je ervoor dat iedereen zich welkom voelt.
Laat je inspireren door ons filmpje Warm onthaal en gebruik de tips.
